ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام - المحاضرة التاسعة مبادئ الإدارة على الوورد

المحاضرة جاهزة لاتنسونا من دعائكم

المحاضرة التاسعة
الفصل الثامن ............الرقابة

مفهوم الرقابة
الرقابة هي أنشطة تنظيمية منهجية تهدف إلى جعل الأنشطة المختلفة والخطط والنتائج منسجمة مع التوقعات والمعايير المستهدفة وعند وجود انحرافات يتم تحديد الأسباب واتخاذ الإجراءات التصحيحية
العملية الرقابية
ü هي عبارة عن عمليات مستمرة لقياس الأداء واتخاذ الإجراءات لضمان النتائج المرغوبة
ü العملية الرقابية تراقب الجميع للتأكد من أن الأمور الصحيحة هي التي تحدث بالطريقة الصحيحة وفي الوقت المناسب
أغراض الرقابة

1. التكيف مع المتغيرات البيئية من خلال استباق التغيرات والتعامل معها والتكيف مع الحالة الجديدة
2. تقليل تراكم الأخطاء من خلال معالجة الأخطاء أولا بأول
3. المواكبة ولانسجام مع التعقيد التنظيمي،فالرقابة تساهم في فهم هذا التعقيد والتعامل معه
4. تخفيض التكاليف من خلال ضبط عمليات الإنتاج ووضع معايير دقيقة للأداء ونسبة التالف

مراحل العملية الرقابية
1-تحديد الأهداف و المعايير،فالخطط تشمل أهداف ولابد من وضع معايير أداء لمجالات العمل الرئيسية المعيار هو رقم محدد كميا أو حالة نوعية تسعى للوصل إليها قد يكون المعيار للمخرجات و هو قياس نتائج للمخرجات في إطار كمي او نوعي او زمني او بالتكلفة كما قد يكون المعيار للمدخلات و يقصد به قياس جهد العمل الداخل في أداء المهام او العمليات

2- قياس الأداء الفعلي
و هي قياس ما حدث فعلا من مهام او أنشطة للعاملين او الأقسام او المنظمة باكملها في مجال المخرجات و المدخلات
3-مقارنة النتائج بالمعايير و الأهداف
حيث يتم مقارنة ما تحقق فعلا بما كان مرجو تحقيقه لتحديد الانحرافات
4-اتخاذ الإجراءات التصحيحية
حيث يتوجب تصحيح الأخطاء و الانحرافات التي اكتشفت في المرحلة السابقة
مفهوم الإدارة بالاستثناء هو عبارة عن ممارسة إدارية يتم فيها التركيز على الأنشطة الحرجة او الأنشطة ذات المشاكل
انواع الرقابة
1-تنقسم الرقابة حسب المستوى إلى:
*الرقابة الإستراتيجية و هي التي تركز على كيفية مراقبة تنفيذ الإستراتيجيات الشاملة للمنظمة و اقسامها الرئيسية و وظائفها
*الرقابة الهيكلية و هي التي تهتم بكيفية انجازمختلف عناصر الهيكل التنظيمي لوظائفها و مهامها وصولا إلى غاياتها
*الرقابة المالية و تهتم برقابة الموارد المالية للمنظمة
* رقابة العمليات و تهتم بعمليات تحويل المدخلات من موارد المنتجات

2-تنقسم الرقابة حسب موعد إجرائها إالى:
*الرقابة قبل الإنجاز و تسمى الرقابة القبلية لأنها تتم قبل البدء في التفيذ و تسعى لتجنب الانحرافات قبل وقوعها فهي رقابة وقائية كفحص المواد الأولية و فحص العاملين
*الرقابة المتزامنة مع التنفيذ و هي التي تركز على ما يحدث أثناء التنفيذ و الإنجاز كالرقابة الذاتية من جانب الأفراد و إدارة الجودة الشاملة
*الرقابة بعد التنفيذ و هي التي تركز على رقابة المخرجات بعد انتهائه كفحص جودة المنتجات النهائية و تحليل أراء العملاء

3- تنقسم الرقابة حسب المصدر إلى:
*الرقابة الداخلية حيث يمارس العاملون و مجموعات العمل داخل المنظمة الرقابة على سلوكيات و تصرفات الأخرين
*يمكن ان تكون الرقابة في المنظمة مزيجا من كلا النوعين السابقين

4- تنقسم الرقابة حسب الجهة القائمة بالرقابة إلى:
*الرقيب الداخلي و هو عبارة عن فرد أو جهة في إطار النظام الرقابي في المنظمة يمارس العملية الرقابية على أنشطة و فعاليات المنظمة
*الرقيب الخارجي و هو عبارة عن فرد أو جهة من خراج المنظمة يمارس العملية الرقابية بناء على عقد مبرم أو بتخويل من القانون
*من أمثلة الرقيب الخارجي الرقابة على القوائم المالية من جانب الشركات المتخصصة
5- تنقسم الرقابة حسب المجال إلى:
*الرقابة على الموارد المادية و هي الرقابة التي تمارس على الموارد المادية للعمل مثل المخزون و التجهيزات المادية
*الرقابة على الموارد البشرية و هي الرقابة على العاملين في منظمات الأعمال سواء ما يتعلق بالتعيين أو التدريب أو الأجور
*الرقابة على الموارد المعلوماتية و تشمل الرقابة على جميع ما يرتبط بالمعلومات و البيانات في منظمات الأعمال
*الرقابة على الموارد المالية و تشمل الرقابة على جميع ما يتعلق بالجوانب المالية من تدفق نقدي أو التزامات تجاه الغير