ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام - قسم المكتبات مجلس للمذاكره ( المستوى الثالث )

اقتباس:

الفصل السابع : تقييم النظم
عناصر الفصل
- التقييم البنائي - أساليب ومناهج التقييم .
- التفاعل مع التغذية المرتدة - تقييم خدمات المعلومات .
- أسس تقييم دور نظم المعلومات .

التقييم البنائي : هو نوع من أنواع التقييم للحصول على التغذية المرتدة عن أداء النماذج الأولية أوتجارب تنفيذ النظم ، وذلك بهدف تقييم مدى الحاجة لإجراء تعديلات على خطوات سير العمل .
 إجراء دراسة التقييم البنائي تحتاج دائما الى موافقة الإدارة ووضع أهداف التقييم بعناية كبيرة مع تحديد برنامج الدراسة أثناء فترة التشغيل وضرورة استطلاع مدى الحاجة إلى إجراء التقييم وتقدير الوقت والموارد المطلوبة .
• من اليسير وضع تكلفة نظام المعلومات بشكل ناجح ولكنه من الصعب تقييم هذه التكلفة وصلتها بفاعلية النظام ولذلك تحتاج دائماً إلى وجود نماذج تنبؤية لتشغيل النظام وتكلفته .
وهناك نماذج متعدد لتقدير تكلفة القيام بالبحث عن المعلومات مثل النموذج الذي اقترحه ( كوبر ) :
تكلفة البحث بالمصطلح :-
أ‌- تكلفة وحدة وقت المستفيد وتعني :- وقت المستفيد الذي استغرقه في البحث
ب‌- تكلفة وحدة الوقت للنظام : تعني اجمالي وقت النظام الذي يتطلبه البحث

أساليب ومناهج التقييم هناك عشرة أساليب لتقييم النظم نحصرها كما يلي :
1. تحليل النظم .
2. بحوث العمليات .
3. تحليل العائد .
4. التخطيط/ البرمجة / الميزانية .
5. تحليل القيمة الهندسية .
6. تدقيق الإدارة .
7. التقييم العام .
8. آراء المستفيدين
9. تحليل / تقييم العائد .

تحليل النظم
• يتضمن فحص وتوضيح أهداف النظام .
• تحديد الخطوات البديلة لسير العمل
• وضع المعايير الجيدة للإنتقاء من بدائل .
• إنشاءالنماذج الرياضية القادرة على التنيؤ .

بحوث العمليات
• تتضمن ايجاد المشاكل التي يتضمن حلها .
• وتحديد الأهداف التي يتعين بلوغها .
• والحصول على معلومات عن المتغيرات القابلة للتحكم وعن مظاهر بيئة العمل التي قد تؤثر في نتائج البدائل ( المتغيرات غير قابلى للتحكم )
• استخراج حلول النموذج الرياضي ، واختيار واختبار التعديل اللازم .
تحليل العائد أو التكلفة
• تقدير الطلب على المواد .
• جمع معلومات عن متطلبات المصادر والفوائد المتوقعة ، والآثار الجانبية .
• مقارنة وترتيب النتائج على حساب عوامل العائد / والتكلفة أو الربح والخسارة .
التخطيط أو البرمجة /الميزانية
• تحديد المسائل الكبرى المتعلقة بالميزانية .
• وضع خطة أوبرنامج التمويل .
• إنشاء هياكل البرنامج وتشمل الأهداف الئيسية للبرنامج ، والفئات الفرعية وتشمل مخرجات النظام .
• استنباط أهداف البرنامج القابلة للقياس
تدقيق الإدارة
• الحصول على معلومات عن سياسة المنشأة وتنظيمها وأساليب التشغيل والإجراءات المالية وممارسات العاملين والمرافق المادية .
• الحصول على معلومات عن المستثمرين بالمنشأة والموردين والعملا والشركات المنافسة والصناعة التي تعمل بها .
• تحليل وتقييم حالة المنشاة .
التقييم العام
• التعرف على النظام من حيث عناصره وخصائصه ، وتحديد الغرض منه .
• الحصول على معلومات عن المتغيرات داخل النظام في كل من المدخلات والمخرجات المؤثرة في عمليات وأداء النظام .
• تجميع البيانات التي تم تحليلها في نموذج مناسب .
• إجراء التعديل عند اللزوم .
آراء المستفيد
• الاهتماد برضاء المستفيد عن مخرجات النظام .
• رأي المستفيد يساعد على زيادة وضوح أفضليات واهتمامت المستفيدين من النظام .
• المستفيد يحتاج الى معلومات متنوعة من أجل القرار الصحيح .
• دور المستفيد اساسي في تصميم وتقييم وتحددي فعالية النظام .

أسباب فشل نظام المعلومات :
1- عدم التخطيط لتصميم نظام المعلومات . 2- عدم التحديد الدقيق لإمكانيات نظام المعلومات.
3- العمل برد الفعل بدلا من العمل بالمبادأة والمشاركة. 4- الفشل فى تهيئة الظروف المحيطة المدعمة لنجاح النظام.
5- التقدير الخاطئ لإحتياجات المنظمة مستقبلا من المعلومات. 6- التسرع فى ادخال تقنية الحاسب الآلى.
7- نقص تغذية النظام بالعوام الخاصة ببيئة النظام
8- عدم تكوين المزيج المتكامل من الأفراد والأجهزة والمعدات والإجراءات.

بعض نماذج التقييم : هناك نماذج متعددة للتقيم مثل :

النواع الأول :نموذج التكلفة /الزمن / الحجم
• يتضمن ما هي حجم الإنفاقات ( التكلفة )
• ماهو الوقت اللازم لتجهيزاستفسار المستفيد ( الزمن )
• ما مقدار استعمال المستفيد للنظام ( الحجم )
• وهوعبارة عن رسم كامل لتوضيح العناصر الهامة للنظام والعلاقات فيما بينها .
• وتنقسم التكاليف الى نوعين :-
1- تكاليف ثابته :وهي التكاليف التي تحدث مرة واحدة مثل شرا ء الأجهزة الأساسية وتكاليف البحث والتطوير ونفقات الإنشاء .
2- تكاليف المتغيرة : وهي التكاليف التي تعتمد على حجم واستعمال ومقدرة النظام وتتضمن تكلفة الملف ، وصيانة النظام التى تعتمد على الحجم والزمن .

النواع الثاني : نموذج الأداء
• تكون متطلبات الأداء فيه هي التي يطلها المستفيد في نظام المعلومات
• ويتم تحليل متطلبات الأداء بعد ذلك باستعمال نظام محاكاة للحصول على تصميم نظام متطابق الى أقصى حد للمتطلبات المحددة .
• وحين يف النظام المحاكي بمتطلبات الأداء ، يمكن ترجمت المحاكاة الى نظام تشغيل حقيقي .
النوع الثالث : نموذج تفاعل المستفيد
المعيار الثاني : التحقيق precision :- عدد الوثائق المتصلة المسترجعة والمتصلة عدد الوثائق المسترجعة

التفاعل مع التغذية المرتدة هناك بعض الملاحظات التي يجب أخذها في الاعتبار نظراً لأثرها على تقييم ومقارنة الأنظمة مثل :
• تكلفة وقت التشغيل
• التقدم التكنولوجي
• التكاليف تزيد عن الوقت

تابع التفاعل مع التغذية المرتدة :
• وهناك نقاط أخرى تؤثر على تكلفة النظام مثل :-
1. كلما زادت قيمة المعلومات من وجهة نظر متخذي القرار قل حجم المعلومات ، وبالتالي قلت تكاليف تجهيز البيانات .
2. كلما زادت دقة المعلومات زادت تكلفة المعلومات .
3. كلما زادت كمية المعلومات وحجمها زادت تكلفة المعلومات . كلما زاد عدد مرات تقديم التقارير وقل المدى الزمني بين كل تقرير وآخر زادت تكلفة المعلومات .
والتغذية المرتدة لها عدة أشكال :
• إما إعادة جزئية للأصل
• إما جزء من نظام الاتصال
• إما ضبط تام لنظام المعلومات بواسطة مخرجاته . بمعنى أنه يقوم باصلاح ذاتي .

تقييم خدمات المعلومات
• قد يكون نظام المعلومات من الناحية المنطقية والنظرية صحيحاً وجيداً ولكن يختلف الأمر عند بدء التنفيذ وظهور مشاكل عديدة تقابل النظام وذلك بسبب لإغفاله نقاطاً هامة في إثناء تصميمه .
• وتتحدد هذ ه الإمكانيات في توفير خدمات المعلومات بأشكالها المختلفة سواء كانت تقليدية مثل خدمة المراجع وخدمة الإرشاد وتوفير الكتب والمراجع أو خدمات غير تقليدية تعتمد على التقنية ، وهناك خدمات جتنبية مثل خدمات الإعلام الدعائي وخدمات الإحاطة الجارية ...الخ
• وقد تكون هذه الخدمات جميعها تتطلب قياس أدائها ومدى إمكانية نجاحها ورضاء المستفيد عنها مستقبلاً / وتوجد بلا شك عوامل إعاقة وعقبات تؤثر في أداء نظام المعلومات مثل عدم توفير الميزانية _ نقص المهارات الفنية اللازمة لتنفيذ أداء جيد للنظام . ويجب وضع هذه المشاكل والعقبات في الاعتبار عند تصميم النظام حتي يجئ تقييم النظام معبراً عن الواقع بامانة ودقة .
تحديد أداء خدمات المعلومات
• تعتبر المشكلة الرئيسية في أي نظام لاسترجاع المعلومات هي مشكلة ( تحديد الاستفسار أو الطلب ) حيث يتوقف عليها مدى ارتباط الإجابات بالاستفسار او الطلب .
• وتلعب العلاقة العكسية بين الاستدعاء والدقة دوراً هاما في تقييم الأداء .
• وبصفة عامة يطلب من المستفيدين أن يصغوا أسئلتهم بطريقة واضحة بحيث تكون لغة السؤال محددة وحاسمة ومعقولة سواء كان ذلك بلغة متخصصة للسؤال أوباللغة الطبيعية المستعملة .
وقد حدد جيلكرست قياس أداء النظام بأنه :- يقوم بـ
1. على ما يوفره النظام من وقت الإجابة على الأسئلة وخاصة كلما تعقدت الأسئلة والموضوعات .
2. توافق النظام مع بياناته
3. حداثة البيانات التي يقدمها
4. مدى تغطيته للبيانات ، وزيادة الاختيارات .
5. مدى عمق البيانات حتى تسهل المقارنة .
6. مدى سهولة تقديم البيانات سواء بشكلها الأصلي أونسخ منها
7. مدى ملائمة النظام للمستعمل وهل يخدم حقاً رغباته واستفساراته .

هذا عرض التحليل الفصل السابع
ماعرفت انزله :42: