ملتقى طلاب وطالبات جامعة الملك فيصل,جامعة الدمام - مذاكرة جماعية مذاكرة جماعية لمادة إدارة المشاريع _

اقتباس:

المشاركة الأصلية كتبت بواسطة mmuatiri (المشاركة 9927162)

10 و11 بشكل سريع

- يشترك اصحاب المصالح في نجاح المنظمة بهدف خلق قيمة منتج او خدمه وكل يسعى لتحقيق مصالحه واهدافه: - المدراء والموظفون يقدمون مهارات ومعارف فنيه ويحصلون على حوافز ماديه ومعنويه- الملكون يقدمون راس المال ويحصلون الارباح- الموردون يقدمون مواد وخدمات يحصلون على المال- الزبائن يقومون بالشراء مقابل الحصول على منتجات وخدمات تشبع رغباتهم.
- كل طرف يسعى لتحقيق مصلحته يؤدي غالبا لوجود صراعات.
- تعريف الصراع: حاله من عدم الاتفاق بين فردين او مجموعتين واكثر الناتجه عن ضرورة اشتراكهم في موارد محدودة وانشطه معينه – وينشأ ايضا بسبب امتلاكهم مراكز وقيم وادراكات مختلفه.
- وجهات النظر المختلفه حول الصراع: - الاتجاه الاول: تعتبره المدرسه الكلاسيكيه ضار وغير شرعي يجب تجنبه – الاتجاه الثاني: تعتبره المدرسه السلوكيه امرا لامفر منه وانه حيوي بعمليه التغيير ولكنه مكلف ومطلوب استبعاده – الاتجاه الثالث(الاتجاه المعاصر( : يرى ان الصراع ليس ضار او مفيد بحد ذاته ولكنه شيء حتمي ولايمكن استبعاده.
- البعدين الاساسيين للنظرة المحايدة للصراع(الاتجاه المعاصر): - البعد الاول: الكثير من حالات الصراع بالمنظمة يمكن اعتبارها محفزات لايجاد طرق واساليب في تنفيذ الاعمال – البعد الثاني: ادارة الصراع هي احد النشاطات الاساسيه للمدير المعاصر فعليه ان لايكتم الصراع فتخسر المنظمة فوائدة وفي نفس الوقت لايسمح بتفاقمه بحيث يصبح مدمر.
- اسباب الصراع بالمشاريع: - معظم الصراعات مرتبطه بحاله عدم التاكد من حدوث شي بالمستقبل يجعل الافراد يحملون افكار مختلفه لامكانيه الوصول لاهداف المشروع – شدة التعقيد في بيئة عمل المشروع ناتجه عن مدخلات من اشخاص واقسام ومنظمات عديدة ومختلفه عن بعضها وبسبب وجود الاعتماديه بين الانشطه – اصحاب المصالح يحملون معتقدات وقناعات ومشاعر مختلفه ولديهم مصالح واهداف متعارضه – الاهداف الرئيسيه للمشروع 3اهداف: الوقت والتكلفه والمواصفات تشكل ضغوط على الاطراف العامله بالمشروع.
- مستويات الصراع بالمشروع: -1-صراع بين اعضاء فريق العمل :يظهر بسبب غموض الادوار وسوء توزيع العمل بين الاعضاء 2- صراع بين المجموعات: بين المجموعات والاقسام داخل المشروع من اساباه وجود غموض بالمسؤليات والصلاحيات باتخاذ القرار وعدم وضوح في كيفية توزيع الادوار والموارد -3- صراع بين المشروع والجهات الخارجيه: يظهر بين المشروع واطراف خارجيه(الموردين ومقاولي الباطن وهيئات حكوميه...الخ)يكون بسبب شروط تعاقديه والالتزام بشروط معينه باداء المهام.
- مصادر الصراع عبر مراحل حياة المشروع:-الاولويات :يجب ان يكون هناك وضوح بخطه المشروع وتوزيع المسؤليات والصلاحيات والادوار- الاجراءات-الجدوله:تحويل الخطه لجدول زمني اهم شيء هو الوقت- التكاليف – المشكلات الفنيه- العماله- الامور الشخصيه.
- ادوات حل الصراع: التفاوض- الشراكه- مذكرة التفاهم.
- التفاوض: اداة لحل الخلافات للوصول الى اتفاق يشعر معه الطرفين بالرضا
- الهدف من التفاوض: الوصول لحل امثل لايستطيع أي طرف ان يقترح مثله بدون ان يكون الاقتراح على حساب الطرفين
- شروط نجاح عملية التفاوض: - يجب ان يتم دون الاعتداء على اهداف المشروع- ان يعمل مدير المشروع على ايجاد روح الثقه المتبادله بين المتفاوضين- ان تبتعد الاطراف المتفاوضه عن ايجاد الحلول التي تؤدي لاشباع رغباتها الشخصيه بل يجب ان يكون الحل برضاء الطرفين.
- الشراكة: تعتمد الكثير من المنظمات على اطراف خارجيه لانجاح اجزاء المشروع فيجب ان تكون هناك علاقه غير تقليديه – الشراكه تهدف الى وضع اسس مبنيه على المصالح والثقافه المشتركة للوصول للاهداف.
- شروط شراكه الناجحه: -وجود دعم من الاطراف العليا – التزام اطراف الشراكه بتنفيذ الالتزامات المطلوبه منهم- التزام اطراف الشركة بالقيام بمراجعه دوريه من اجل تحسين تنفيذ المشروع.
- مذكرة التفاهم: يسمى (بعقد الالتزام ) هي اتفاقيه مكتوبه بين مدير المشروع والادارة العليا للمنظمة والمدراء الوظيفيون بالاضافه لاشراك الزبون.
- في هذه المذكره توافق كل الاطراف على: - مايجب ان يتم فعله- متى يجب ان يتم فعله- ماهي الموارد اللازمة لذلك ومتى نحتاجها وماهي تكلفتها .....
- تشكل مذكرة التفاهم مرجع لاسس متفق عليها بين الاطراف المشاركة في المشروع لتقليل الصراعات بالمستقبل.
- =================================================
- المخاطر: هي مقياس لاحتماليه وتبعات عدم الوصول لاهداف المشروع كما تم التخطيط لها مسبقا.
- المكونين الرئيسين للخطر: -احتمال حدوثه – اثر هذا الخطر المحتمل على النتائج.
- بيئة المخاطر في المشروع: -طبيعه المخاطر التي تواجه المشروع تعتمد على البيئة التي يعمل بها المشروع ومستوى عدم التاكد – البيئة: هي مجموعه من العوامل الداخليه(الهيكل التنظيمي ثقافه المنظمة الموارد البشريه ..الخ)والعوامل الخارجيه المرتبطه بالمشروع(البنيه الاقتصاديه والاجتماعيه والزبائن والموردين والمالكون ...الخ)
- يمكن للمشروع العمل في واحده من الحالات البيئيه التاليه: -البيئة الموكده –البيئه الخطره –البيئة حالة عدم التاكد التام.
- البيئة المؤكده: تكون جميع البيانات المطلوبه متوفره والنتائج واضحه ومعروفه وعلى مدير المشروع ان يختار القرار الافضل.
- البيئة الخطره: البيئة التي تكون الاحتمالات المتوقعه للبدائل معروفه وكل احتمال سينتج عنه ناتج بديل يختلف عن الاخر وعلى مدير المشروع اختيار البديل الذي يريده مع تحمل المخاطر الناتجه عن هذا الاختيار.
- في هذه الحاله لاتخاذ قرار الاختيار يمكن استخدام معيارين مختلفين: -القيمه الماليه المتوقعه-خسارة الفرصه المتوقعه.
- البيئة في حالة عدم التاكد: تتميز بالغموض وعدم التاكد بسبب عدم توفر بيانات كافيه وتكون قليله لدرجة لاتساعد في توقع احتمالات ظهور الاحداث.
- معايير اتخاذ القرار في نوع هذه البيئة: -المعيار المتفائل او معيار افضل الافضل – المعيار المتشائم او معيار افضل الاسوأ-المعيار العقلاني او معيار لابلاس.
- المعيار المتفائل او معيار افضل الافضل: يفترض متخذ القرار ان الظروف كلها لصالحه فيختار الحاله الافضل لكل بديل ثم يختار البديل الافضل بينهما .
- المعيار المتشائم او معيار افضل الاسوأ: يفترض متخذ القرار ان الظروف سيئة دائما بكل البدائل فيختار اسوأ حاله لكل بديل ثم يختار الافضل بينهما.
- المعيار العقلاني او معيار لابلاس: يسمى بمعيار الاحتمالات المتساويه لان متخذ القرار يعطي احتمالات متساويه لكل حاله من الحالات ويتم تحديد البدائل عن طريق حساب الوسط الحسابي لكل بديل منها.
- ادارة المخاطر:عمليه منتظمة تتضمن الافعال والممارسات اللازمة لتعريف المخاطر وتحليلها ومعالجتها وتوثيقها وتمر بعدة مراحل(تخطيط المخاطر-تقييم المخاطر-معالجة المخاطر-الرقابه عالمخاطر-مراقبة المخاطر-التغذيه العكسيه).
- معالجة المخاطر: عمليه تتضمن اختبار وتطبيق واحد او اكثر من الاستراتيجيات المناسبه التي تجعل المخاطره في حدود مقبوله بحيث لاتعيق وصول المشروع لاهدافه
- من اهم الاستراتيجيات: استراتيجيه استبقاء المخاطر وافتراض وجودها-استراتيجية المنع- استراتيجية التسكين-استراتيجية التحويل.
- استراتيجية استبقاء المخاطر: يقول مدير المشروع: انا اعلم ان المخاطر موجودة وانا مهتم بالتبعات المحتمله وسوف انتظر لارى ماسيحدث واتقبل المخاطر واقوم بمواجهتها.
- استراتيجية المنع: يقول مدير المشروع: انا لن اقبل بالمخاطر ولن انتظر حصولها لان هذا الخيار سيؤدي لظهور نتائج غير مرغوبه وسوف اقوم بعمل تغيير اما بالتصميم او المتطلبات بهدف تجنب هذه المخاطر.
- استراتيجية التسكين: يقول مدير المشروع: انا سوف استخدم المقاييس الضروريه اللازمة لمراقبة المخاطر والسيطرة عليها من خلال اعداد خطه احتماليه لمواجهه هذه المخاطر والسيطره عليها.
- استراتيجية التحويل: يقول مدير المشروع: سأجعل الاخرين يشاركوني بتحمل المخاطر من خلال التأمين عالمشروع(الانشطه الخطره) او من خلال الكفالات التي احصل عليها من الموردين والمنفذين الفرعيين بحيث اقوم بتحويل المخاطر اليهم بدلا عني.

جزاك الله خير يالمطيري على هالإسهاب
والشرح ..